Chúng ta sẽ trao đổi các vấn đề sau: Lập kế hoạch kinh doanh là gì? và vì sao phải lập kế hoạch kinh doanh; nội dung chính của bản kế hoạch kinh doanh; những chú ý khi lập kế hoạch kinh doanh.

Khi mới bắt đầu khởi nghiệp thì việc lập kế hoạch hành động cũng như kế hoạch kinh doanh càng quan trọng.

Một kế hoạch phải vạch rõ: i) Những điều cần làm; ii) Người thực hiện những điều đó; iii) Thời gian thực hiện; và  iv) Kết quả mong muốn đạt được . Hay nói một cách khác, một kế hoạch là một hướng dẫn cho ai đó; thực hiện việc gì đó; theo một phương thức nào đó; trong một giai đoạn nhất định; với một nguồn vốn nhất định; để đạt một kết quả nhất định . Kế hoạch cũng là bản cẩm nang so sánh những điều mong muốn với kết quả thực tế hành động, là kim chỉ nam điều chỉnh hành động thực tế để đạt mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch.

Có những kế hoạch hữu ích, cũng có những kế hoạch chỉ làm lãng phí thời gian . Rất ít kế hoạch không thay đổi, vì vậy mà việc lập kế hoạch thường được xây dựng theo phương pháp kịch bản, nghĩa là tình hình thực tế diễn ra như thế này, thì chúng ta có một kế hoạch tương ứng với tình hình đó; còn môi trường đã thay đổi theo hướng khác, chúng ta lại có một kế hoạch khác phù hợp với xu hướng đó.

Lập kế hoạch là dành thời gian để xem xét các khả năng dẫn tới thành công; lường trước những hậu quả có thể xảy ra; tìm cách ngăn chặn rủi ro, hoặc tận dụng mọi cơ may . Hình thức kế hoạch rất đa dạng, có thể chỉ là vài dòng phác thảo mơ hồ, mà cũng có thể gồm nhiều chương mục dày đặc được soạn thảo công phu suốt thời gian dài.

Việc lập kế hoạch là cung cấp cơ sở cho tính vững chắc của hoạt động, đưa ra các số liệu phản ánh tình trạng mong muốn, trên cơ sở đó phác họa sơ đồ tổ chức hoặc điều hành, xác định tính căn cứ hay tính rõ ràng của các dự đoán để tạo niềm tin cho người sở hữu kế hoạch có hành động để đạt mục tiêu mong muốn.

Lập kế hoạch là tính năng của đời thường, trong việc nhà cũng như trong kinh doanh, thiếu kế hoạch cuộc sống sẽ rối tung, mất ổn định . Song thực tế lại có rất nhiều nguời không biết soạn thảo kế hoạch và kết quả thường không như mong đợi . Đối với một số người, lập kế hoạch là một bản năng, nhưng với nhiều người khác thì ngược lại.

Lập kế hoạch kinh doanh là mô tả chi tiết các mãng công việc trong kinh doanh, tức là nhắm tới những gì bạn cần thực hiện trong lúc này để đạt chỉ tiêu, mục đích của hoạt động kinh doanh trong tương lai . Chuẩn bị kế hoạch kinh doanh giúp bạn suy nghĩ cẩn trọng, đánh giá chính xác các mặt cần thiết trong việc kinh doanh của bạn . Nó chính là cơ sở để biến ý tưởng kinh doanh thành hiện thực, lập kế hoạch kinh doanh giúp cho bạn tin tưởng hoàn thành được mục tiêu kiếm ra nhiều tiền, thường thì có 4 lý do chính để bạn lập kế hoạch kinh doanh:

1.  Cho thấy doanh nghiệp của bạn có thể sinh lời trong tương lai hay không, nghĩa là cho phép bạn chọn những phương án hiệu quả nhất để xây dựng và phát triển cơ sở kinh doanh của mình;

2.    Dự báo trước những thắng lợi mà bạn có thể có, nghĩa là cho thấy doanh nghiệp của bạn kinh doanh hiệu quả như thế nào để có đủ khả năng hoàn trả các khoản vay của các tổ chức tài chính - tín dụng  khi doanh nghiệp của bạn đang cần tìm một khoản đầu tư về tài chính, hay mức độ đem lại lợi nhuận có hấp dẫn hay không khi bạn muốn có người cùng góp vốn, cùng sở hữu doanh nghiệp;

3.    Tiết kiệm chi phí, tránh những chi tiêu lãng phí vào những việc vô ích, không có lợi cho hoạt động kinh doanh, đó là công cụ để bạn quản lý nguồn tiền mặt hiệu quả;

4.    Dự kiến những bất lợi và những biện pháp khắc phục trong quá trình kinh doanh, nhằm cải thiện hoạt động cũng như hiệu quả của doanh nghiệp.

Đối với nội bộ doanh nghiệp, kế hoạch kinh doanh như là bản đồ chỉ dẫn đường đi để đảm bảo hoạt động kinh doanh thực hiện đúng hướng mong muốn và đặt ra các chỉ tiêu pháp lệnh mà toàn thể cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp phải đạt được.

 Kế hoạch kinh doanh của bạn chắc hẳn là rất tỉ mỉ, nội dung của một bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh và thành công bao gồm:

1. Trang bìa hay trang tiêu đề: cung cấp tên doanh nghiệp, thông tin liên lạc liên quan tới doanh nghiệp này như: địa chỉ, điện thoại, fax, email, tên của người đại diện pháp luật, hay điều hành doanh nghiệp.

2. Mục lục: chỉ rõ các phần trong bản kế hoạch kinh doanh nằm ở vị trí nào.

3. Tóm tắt chung: nêu những nét chính về doanh nghiệp của bạn và tóm tắt những điểm chủ chốt của bản kế hoạch.

4. Ý tưởng kinh doanh hay viễn cảnh mục tiêu: nêu ngắn gọn nhưng mô tả chi tiết những điều mà doanh nghiệp của bạn sẽ thực hiện, phần này sẽ trình bày một bức tranh về viễn cảnh doanh nghiệp của bạn, cả những mục đích và mục tiêu để đạt được viễn cảnh đó.

5. Khái quát về doanh nghiệp: cung cấp những thông tin cơ bản về doanh nghiệp của bạn, cấu trúc tổ chức, ban điều hành, bố trí cán bộ và các đối tác kinh doanh nếu có.

6. Chiến lược sản phẩm: mô tả chính xác những gì bạn sẽ cung cấp cho thị trường.

7. Phân tích thị trường: xác định thị trường của bạn, các khách hàng mục tiêu, các đối thủ cạnh tranh, các rủi ro kinh doanh, …

8. Kế hoạch marketing: giải thích cách bạn chuẩn bị đẩy mạnh kinh doanh, bao gồm cách bán hàng, giá bán, cách phân phối, quảng cáo, hỗ trợ bán hàng, quan hệ với công chúng,…

9.  Sản xuất /cung ứng: mô tả cách thức sản xuất, công nghệ, qui trình sản xuất cùng với nguồn nguyên vật liệu, nhà xưởng thiết bị cần có.

10. Tổ chức và quản lý doanh nghiệp /Phát triển nguồn nhân lực: mô tả cách thức bạn sẽ tổ chức doanh nghiệp của bạn, bao gồm ban điều hành và nhân viên cần thiết, kế hoạch và nhu cầu đào tạo, huấn luyện, …

11.  Kế hoạch tài chính: nêu ra các quan hệ tài chính của doanh nghiệp như: ước tính doanh thu, chi phí và lợi nhuận, cũng như nguồn vốn cần thiết và khả năng huy động vốn.

12. Phụ lục: bao gồm các tài liệu đính kèm để tham khảo chi tiết khi cần thiết và làm cho việc đọc bản kế hoạch kinh doanh được đơn giản, bao gồm sơ đồ tổ chức; thiết kế sản phẩm; các thỏa thuận bản quyền; các nghiên cứu thị trường; thỏa thuận thành lập hoặc góp vốn; các bằng chứng về phát minh hay sáng chế; bảng chào giá, đơn đặt hàng; các tham khảo về các thành viên sáng lập doanh nghiệp; các tính toán chi tiết về doanh thu, chi phí, kế hoạch lưu chuyển tiền mặt trong những năm đầu, …

Tất nhiên đây không phải là mẫu duy nhất, bạn có thể thay đổi hình thức cho phù hợp với các dạng khác nhau của doanh nghiệp, thứ tự của các phần là không hề quan trọng, hoàn toàn độc lập tương đối, mặc dù theo lô-gíc thì mọi người vẫn thích đọc phần tóm tắt trước tiên.

Có rất nhiều điều cần lưu ý trong mỗi phần của bản kế hoạch kinh doanh, có thể các bạn đã được chỉ dẫn ở mức độ nào đó trong các chủ đề ở các buổi học trước, ở đây chỉ gợi ý một vài điểm chung nhất:

- Hãy đặt ra các mục tiêu sát với thực tế và có thể đạt được, hãy cân nhắc thấu đáo trước khi viết ra các mục tiêu, các công việc then chốt, phân bổ thời gian, nguồn lực, …

- Hãy kiểm tra kỹ các số liệu, các phép tính . Cần thiết phải đưa ra được các cơ sở dự báo các số liệu đó để tăng thêm độ tin tưởng.

- Đừng đánh giá thấp về nhu cầu tài chính (nghĩa là cần vay thêm tiền hay cần người hùn thêm vốn ngay từ ban đầu) vì về sau sẽ rất khó đòi hỏi thêm: nó sẽ làm mất lòng tin vào kế hoạch của bạn.

- Đừng ngại thay đổi kế hoạch nếu tình huống có chuyển biến quan trọng, vì vậy người chủ doanh nghiệp cần phải là người trực tiếp soạn thảo ra kế hoạch kinh doanh của mình và theo dõi mọi diễn biến của tình hình thị trường mà có những quyết định thay đổi thích nghi.

- Tuy vậy cũng đừng ngại tìm kiếm sự giúp đỡ chuyên môn từ bên ngoài, nhất là từ những người đồng sở hữu . Nó có thể tiết kiệm nhiều thời gian và sức lực, ít nhất là trong lần đầu tiên bạn lập kế hoạch kinh doanh.

MT. Nguyễn Trường Sơn - Giảng viên cao cấp SIYB